Toutes les entreprises que ce soit une entreprise individuelle, y compris une EIRL, ou une société qui exerce une activité commerciale, artisanale, industrielle ou agricole doivent « faire leurs comptes ».
Elles ont l’obligation d’enregistrer l’ensemble de leurs activités économiques et commerciales dans leur comptabilité et de les stopper une fois par an pour faire un état des lieux.
Seuls les auto-entrepreneurs ne sont pas soumis à cette obligation pour le moment mais cela sera très utile pour fixer les projets de développement de l’activité ou pour obtenir un emprunt bancaire.
Pour « faire ses comptes », l’entrepreneur doit donc arrêter son exercice comptable, autrement dit, il fixe une période de vie de son entreprise qui s’étend généralement sur une année (il existe en effet quelques exceptions développées pus bas), à l’issue de laquelle il établit et présente à ses associés certains documents (inventaire, compte de résultats, bilan) et rédige un rapport écrit sur la vie de la société avec les résultats obtenus au cours de la période écoulée.
L’arrêté comptable consiste à répertorier et analyser les données chiffrées de l’entreprise afin de prendre une photographie de la situation et du patrimoine à un instant T, la date de clôture des comptes.
Comment constituer et déposer les comptes annuels ?
Les comptes annuels sont clôturés lorsque les écritures comptables qui définissent la fin de l’exercice, sont arrêtées et enregistrées afin de pouvoir commencer l’exercice de l’année suivante.
Il est donc nécessaire d’être complet et exhaustif pour commencer l’année suivante sur de bonnes bases en ayant identifié les points forts et les limites de l’activité.
Le bilan comptable regroupe au moins 2 éléments distincts : le bilan comptable et le compte de résultat.
Le bilan comptable
Le bilan comptable d’une entreprise c’est le cumul de tout ce qu’elle possède l’entreprise : l’actif c’est-à-dire son patrimoine, sa richesse, et, le passif, c’est-à-dire ses dettes, ce qu’elle doit en tant que personne morale.
A titre d’exemple et sans être exhaustif, les tâches suivantes permettent d’avoir une idée assez large du contenu du bilan comptable :
- Effectuer l’inventaire et enregistrer les stocks s’il y en a ;
- Calculer le montant de l’impôt définitif et le comptabiliser ;
- Recenser et numéroter les justificatifs en vue de leur conservation : les pièces justificatives sont conservées pendant 10 ans, elles sont numérotées et permettent de prouver les écritures comptables (par exemple les factures éditées au moment des ventes) ;
- Editer les comptes
Le compte de résultat
Le compte de résultat retrace l’activité de l’entreprise sur la période écoulée, il met en évidence son chiffre d’affaires et ses charges.
Il vise plusieurs actions qui ont toutes un but de transparence soit vis-à-vis des tiers (administration fiscale), soit en interne lors de la présentation des comptes aux associés ou actionnaires.
- Présentation de la synthèse des comptes : comptabilisation des recettes et des dépenses
- Mise en visibilité des bénéfices ou pertes réalisés, de la trésorerie et de la déclaration fiscale
- Liste des charges fixes ou variables, des achats de marchandises ou matières premières rattachées à l’exploitation, loyer immobilier
Obligation de dépôt des comptes annuels
Les sociétés commerciales doivent obligatoirement déposer leur compte au registre de commerce et des sociétés (RCS) afin de garantir la transparence de ceux-ci.
Ils sont déposés au greffe du tribunal de commerce par le représentant légal de la société, le greffe les publiera au Bodacc.
Avant d’être déposés, selon la forme de l’entreprise, les comptes sont approuvés par l’assemblée des associés ou par la collectivité des actionnaires.
Pour que les comptes approuvés soient en corrélation avec la situation de l’entreprise au moment de l’approbation, l’assemblée qui les approuve doit être convoquée au plus tard dans les 6 mois qui suivent la clôture des comptes.
Le dépôt au greffe du tribunal est une formalité payante dont les tarifs figurent sur le site service-public.fr.
Les comptes peuvent être rendus publics ou rester confidentiels.
Quand arrêter les comptes annuels de l’entreprise ?
L’obligation est d’arrêter ses comptes une fois par an mais pas obligatoirement le 31 décembre.
Aussi, puisque la clôture des comptes permet à l’entreprise de montrer le meilleur d’elle-même à un moment donné, il est pertinent de bien choisir cette date.
Si le besoin en fond de roulement et l’endettement sont au plus bas, et la trésorerie à son maximum, cela est un gage de solidité et de bonne santé de l’entreprise et démontrera son indépendance financière.
A l’inverse, des comptes avec beaucoup d’encours clients et de stocks, mais peu d’encours fournisseurs démontreront un fort besoin de fonds de roulement et un risque plus élevé de non-recouvrement de créances, donc une trésorerie dégradée par rapport à la moyenne de son année.
La date choisie pour arrêter les comptes annuels de l’entreprise vise à la montrer sous son plus beau jour, cela ne sous-entend pas une déformation de la réalité puisque la lecture des pièces montrera avec transparence la réalité sur toute la durée de l’exercice.
L’arrêt du 1er exercice comptable
La date du premier arrêt comptable est laissée au libre choix du créateur d’entreprise. Il peut choisir le 31 décembre et clôturer son exercice en-deçà de la période de 12 mois mais il peut décider d’aller au-delà sans toutefois dépasser 24 mois d’exercice comptable.
Cette rallonge de durée du premier exercice comptable est principalement mise en œuvre pour les entreprises soumises à l’impôt sur les sociétés.
Cela permet de ne payer des frais d’arrêter comptable qu’une fois entre le commencement de l’activité et le premier arrêter comptable mais cela impose à l’entreprise de pouvoir donner des informations intermédiaires.
Ce qui coule de sens puisqu’en général une entreprise qui débute a besoin de fonds (levée de fonds ou emprunt) pour lancer son activité et elle présentera un état chiffré précis de son projet avec les encours et les besoins.
L’arrêt comptable au 31 décembre
Par facilité ou représentation d’une année de janvier à décembre, beaucoup d’entreprises décident de se caler sur l’année civile. L’avantage est essentiellement fiscal à deux points de vue.
Tout d’abord, l’intérêt peut être fiscal puisque le crédit d’impôt pour la compétitivité et l’emploi (CICE), est calculé par année civile, son imputation ou son remboursement seront décalés si la clôture intervient en cours d’année.
Et également parce que les impôts et charges calés sur l’année civile sont plus faciles à suivre et régler (cependant, en cas de clôture en cours d’année, l’entreprise pourra provisionner pour s’en acquitter en fin d’année.)
Ensuite l’intérêt vise les distributions de dividendes qui sont décidées par l’assemblée générale d’approbation des comptes annuels qui se tient au plus tard 6 mois après la date de clôture.
Dans le cas des holdings, il est parfois intéressant de décaler leur date de clôture par rapport à celle de leurs filiales, afin de pouvoir constater immédiatement ces dividendes dans leurs comptes.
Par exemple, si la filiale clôture au 31 décembre et décide de verser des dividendes le 31 mars, la holding clôturant ses comptes le 30 juin pourra immédiatement faire apparaître ce produit dans ses propres comptes.
Par contre, si les dates sont simultanées, il faudra attendre 12 mois supplémentaires.
L’arrêt comptable en cours d’année
En définitive, puisque le choix de la date est libre, il est donc tout à fait possible de choisir une date adaptée aux cycles d’activité de l’entreprise.
L’activité oriente la date de clôture des comptes.
Un commerçant aura intérêt à clôturer ses comptes après le mois de janvier, les périodes d’affluence et la période des soldes.
En clôturant pour le 31 décembre, il sera dans la cohue des préparatifs de fin d’année de ses clients et en flux tendu.
Exemples : Un chocolatier n’aura pas intérêt à clôturer en mars ou en décembre parce que ce sont des périodes de grosses commandes de matières premières et de stocks très fournis.
Enfin, un artisan des métiers de bouches exerçant dans une grande agglomération ou exerçant dans une station balnéaire n’aura pas les pics d’activité aux mêmes moments.
L’un ayant son activité en baisse quand l’autre au contraire verra arriver les vacanciers.
Ce sera donc en période plus creuse, qui favorisera également l’inventaire que le dirigeant préfèrera positionner son arrêté annuel.
Un moment pertinent peut se caractériser par une période où l’entreprise a les besoins les plus bas vis-à-vis de son activité, le dirigeant sera plus à même de prendre le recul nécessaire à l’analyse des 12 mois écoulés.
L’anticipation des changements fiscaux et sociaux
Les réformes étatiques en matière fiscale et sociale interviennent généralement au 1er janvier d’une année civile.
Lorsque l’arrêté des comptes est fixé en cours d’année, c’est autant de temps dont dispose le dirigeant pour adapter son organisation afin d’anticiper et de tirer le meilleur parti de ces modifications.
L’expert-comptable et la clôture des comptes
La plupart des entreprises clôturant malgré tout leur compte en fin d’année civile, lorsqu’il est consulté ou lorsqu’il intervient directement pour rédiger la comptabilité, l’expert-comptable est moins disponible et moins disposé au conseil voire à la négociation de son tarif.
En Conclusion
En définitive, quelle que soit votre profession ou votre métier, l’arrêté des comptes prendra la forme d’un tableau qui vous servira à contrôler votre chiffre d’affaires et vos mouvements.
Il vous permettra de gérer votre situation en visualisant facilement les charges, le salaire de chaque employé, la situation financière de votre entreprise, les éléments fiscaux et sociaux et il facilitera l’enregistrement de chaque pièce justificatives.
